Komisi Program 
(Program Management Office)

Pengelola portofolio program strategis yang bertindak sebagai orkestrator (dirigen) guna memastikan seluruh inisiatif berjalan tepat waktu, sesuai anggaran, dan tepat sasaran sesuai visi oikumenis Sinode Am.



STRUKTUR KEPENGURUSAN:

  • Ketua: Pdt. Dr. Audy Wuisang
  • Sekretaris: Pdt. J.A. Serhalawan
  • Anggota:
    • Pdt. Jona Lumanau
    • Pdt. Jeirry Sumampouw
    • Pdt. J.I.Hindom
    • Jelita Sondakh
    • Pdt. Osvaldo Rio Metusalah,S.Th
    • Pdt. Helky Verman
    • Eva Nasution


DEFINISI KOMISI:

Komisi Program mengadopsi model Program Management Office  (PMO) untuk memastikan bahwa seluruh visi besar Sinode Am GPI diterjemahkan ke dalam inisiatif yang terukur dan tepat sasaran. Di tengah keragaman GBM seperti GPM, GMIM, dan GPI Papua, komisi ini berperan sebagai dirigen yang memastikan setiap instrumen program berjalan dalam harmoni dan tidak tumpang tindih. PMO dalam organisasi nirlaba seperti gereja berfungsi untuk meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya dan memastikan akuntabilitas di setiap tahapan program, mulai dari perencanaan hingga evaluasi akhir.


PERAN, TUGAS & TANGGUNGJAWAB

1. Peran Strategis (Strategic Roles)
  • Pengelola Portofolio: Mengelola seluruh portofolio program strategis Sinode Am untuk menjaga keselarasan dengan visi oikumenis.
  • Penjamin Efisiensi: Bertindak sebagai dirigen yang memastikan setiap program berjalan sesuai dengan prinsip On-Time (tepat waktu), On-Budget (sesuai anggaran), dan On-Scope (sesuai tujuan/ruang lingkup).
  • Integrator Program: Menghapus budaya silo dan memastikan tidak ada tumpang tindih inisiatif antar komisi atau antar GBM.
2. Tugas Pokok (Core Tasks)
  • Penyusunan Roadmap dan Timeline: Menyusun peta jalan program tahunan serta mengalokasikan sumber daya manusia secara proporsional.
  • Penerjemahan Strategi (OKR): Menerjemahkan strategi besar organisasi menjadi indikator hasil yang terukur melalui kerangka Objectives and Key Results (OKR).
  • Monitoring dan Evaluasi: Memantau kemajuan program secara real-time menggunakan Dashboard Monitoring.
  • Standarisasi Mutu: Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan untuk menjamin kualitas output kegiatan di tingkat lintas-GBM.
3. Tanggung Jawab Operasional dan Tata Kelola
  • Manajemen Risiko: Mengidentifikasi dan mengelola potensi risiko yang dapat menghambat pencapaian target program.
  • Koordinasi Lintas Sektoral: Memfasilitasi koordinasi rutin bulanan guna mereduksi tumpang tindih program hingga di bawah 10%.
  • Pimpinan Tinjauan Kinerja: Memimpin Quarterly Performance Review (QPR) atau tinjauan kinerja triwulanan untuk mengevaluasi deviasi target dan menentukan langkah perbaikan segera.
  • Pelaporan Status RAG: Mengelola pelaporan progres mingguan dengan indikator warna Red-Amber-Green (RAG) untuk menunjukkan kesehatan sebuah program.
4. Target Objectives and Key Results (OKR)

Komisi PMO memiliki target spesifik untuk periode 2025-2030, antara lain:

  • Keselarasan Strategis: Mencapai tingkat keselarasan minimal 80% antara program kerja 12 GBM dengan Roadmap Strategis Sinode Am.
  • Ketepatan Eksekusi: Memastikan 100% inisiatif bersama lintas-GBM terlaksana sesuai jadwal (milestones) yang telah ditetapkan.
  • Efisiensi Organisasi: Mampu mereduksi tumpang tindih program antar komisi hingga di bawah 10%.
5. Implementasi Teknis dalam Platform Digital (Odoo 16)

Dalam menjalankan fungsinya, PMO menggunakan alat pendukung berbasis teknologi:

  • Odoo Project: Digunakan untuk menjadwalkan tugas, menetapkan aktivitas kepada fungsionaris, dan memantau profitabilitas atau efisiensi proyek.
  • Recurring Tasks: Mengotomatiskan pembuatan tugas rutin seperti rapat koordinasi mingguan atau laporan status berkala.
  • Email Alias: Menghubungkan komunikasi eksternal langsung ke dalam tugas proyek agar percakapan menjadi kerja yang terstruktur.
  • Dashboard RAG: Visualisasi data untuk memantau apakah sebuah target berada pada jalur yang benar (On Track), berisiko (At Risk), atau meleset (Off Track).

Melalui mekanisme ini, Komisi PMO berperan sebagai "otak" yang menganalisis data monitoring guna memastikan Sinode Am GPI berfungsi sebagai Pusat Fasilitasi (Facilitative Hub) yang dinamis bagi seluruh anggotanya.